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Mobile Datenverwaltung in Unternehmen
Veröffentlicht am 07.04.2014 um 15:41 vom Handydownloads.net-Team | 0 Kommentare

Je nach Größe und Art eines Unternehmens kann es von Vorteil sein, auf mobile Datenverwaltung Zugriff zu haben. In projektgeführten Unternehmen, deren Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sitzen, ist dies sehr gut, um die Projektberichte zusammenzuführen und auszuwerten. Aber genauso bietet es sich auch für kleine Firmen an. Diese haben ihren Steuerberater und die Buchhaltungen in vielen Fällen nicht direkt im Haus sitzen, sondern übergeben die Daten an bestimmte Dienstleister. Bei dem Verschicken mittels E-Mail oder Post kann es passieren, dass Dokumente verloren gehen und es vergessen wird, diese mitzuschicken. Einfacher ist es, die Daten und Dokumente mittels einer Cloud zu teilen, sodass Steuerberater und Unternehmen immer auf die gleichen Dokumente Zugriff haben; der Steuerberater aber natürlich nur auf die für ihn wichtigen.

Vorteile der Cloud

Abbildung 1: Mittels einer Datenwolke im Internet, der Cloud, ist es möglich, mit jedem Internetfähigen Gerät auf die Dateien der Firma zuzugreifen.

Normalerweise liegen die digitalen Dateien eines Unternehmens auf einem firmeneigenen Server. Auf diesen haben die Mitarbeiter mittels des Intranets Zugriff. Das ist ein Netzwerk, das nur innerhalb der Unternehmenscomputer funktioniert, da diese miteinander verbunden sind. Wer nicht mit dem Firmennetzwerk verbunden ist, kommt auch nicht in das Intranet herein. Die speziellen Zugriffsrechte werden auf den Desktop-PCs oder Laptops eingerichtet, und nur mit diesen Geräten ist es den Mitarbeitern möglich, auf die Dokumente zuzugreifen. Dies ist einerseits ein Vorteil, da so eine hohe Sicherheit der Daten gewährleistet ist. Andererseits ist es aber auch ein Nachteil, da eine mobile Bearbeitung so nicht möglich ist. Auch der Laptop kann nur dann auf die Daten zugreifen, wenn er im firmeneigenen W-LAN eingeloggt ist. Die Cloud bietet hier einen starken Vorteil: Dadurch ist es möglich, sich mobil mit dem Firmenserver zu vernetzen und auch von unterwegs Daten zu bearbeiten. Da alles online gespeichert wird, sozusagen in einer Wolke, sind für jeden Mitarbeiter die Änderungen sofort ersichtlich. Dies vereinfacht die Arbeitsweise, falls jemand unterwegs ist und noch schnell eine Aktualisierung in eine Auftragsdatei einfügen will. Ein weiterer Vorteil ist die Systemunabhängigkeit: Die Oberflächen der meisten Cloud-Anwendungen funktionieren mit Microsoft Windows, Android oder iOS, sodass auch Smartphones und Tablet-PCs unterstützt werden. Dies erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter in Bezug auf das mobile Gerät enorm. Einige Programme, wie das von Lexware angebotene business plus, bieten außerdem eine Vereinfachung der Eingabe an: Während in herkömmlichen Systemen beispielsweise die Daten für Warenwirtschaft und Buchhaltung getrennt eingegeben werden müssen, werden sie bei dem Cloud-Programm automatisch übertragen. Neben den vielen Vorteilen bietet das Cloud-System aber auch einige Nachteile.

Nachteile der Cloud
Wenn das Internet ausfällt, sind die Daten nicht zu erreichen. Dies ist der wohl gravierendste Nachteil der Cloud für Unternehmensdaten. Besteht keine Verbindung zum Internet, können die Mitarbeiter nicht auf die Dateien zugreifen und dementsprechend zum Teil auch nicht arbeiten. Wenn der Server selbst abstürzt, kann es außerdem sein, dass Daten verloren gehen. Ein regelmäßiges Backup ist daher wichtig, damit diesem Fall entgegengewirkt wird. Unternehmen sollten im Vorfeld sicherstellen, dass die Sicherungskopie in regelmäßigen Zeitabständen angelegt wird und der Server zudem über eine stabile Internetverbindung verfügt. Vor allem für Mitarbeiter, die außerhalb der Firma an einem Projekt arbeiten und die notwendigen Daten dafür eintragen wollen, ist es ärgerlich, wenn sie durch eine getrennte Internetverbindung des Firmenservers nicht auf diesen zugreifen können. In einigen Fällen erreichen sie die zuständigen IT-Mitarbeiter erst am nächsten Tag, sodass ziemlich viel Arbeitszeit durch den technischen Fehler verloren geht.
Da zum Teil vertrauliche Daten über die Cloud übertragen werden, sollten sich Firmen außerdem erkundigen, nach welchem Datenschutzstandard der Anbieter des jeweiligen Programms arbeitet; der deutsche Standard ist dem amerikanischen vorzuziehen, da dieser an vielen Stellen zu lückenhaft formuliert ist.

Nicht für alle Bereiche einsetzbar

Abbildung 2: Mit der Cloud können Mitarbeiter von überall ihre Projektdaten verwalten.

In der Projekt- und Auftragsverwaltung kann die Cloud sehr gut eingesetzt werden. In Unternehmen, die auf Video- und Bildbearbeitung setzen, kann dies aber zum Teil noch keine gute Lösung sein. Diese Daten brauchen großen Speicherplatz. Es ist zwar sehr gut möglich, sie im Intranet abzulegen, damit jeder PC im Netzwerk darauf Zugriff hat. Aber das Ablegen ins Internet verbraucht ziemlich viel Speicherplatz, sodass die Cloud nach ein paar Bildern oder Videos wahrscheinlich keine weiteren Daten aufnehmen könnte. Darum ist so eine Cloud sehr gut zur Projektverwaltung geeignet, nicht aber, um die Endprodukte an auswärtige Mitarbeiter zu verteilen.

Bilder:
Abbildung 1: © tomwang - Depositphotos.com
Abbildung 2: © zmijak - Fotolia.com

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